Um sistema acadêmico é fundamentado em regras claras e simples de gestão acadêmica, financeira e administrativa. É muito comum, no entanto, que instituições comprem e instalem um sistema com a expectativa que ele vá corrigir e melhorar o desempenho de seus processos internos. Isto pode ocorrer, mas até certo ponto. O sistema acadêmico deve ser visto como uma ferramenta que automatiza, facilita e até acelera a execução de processos na instituição, mas sua utilização por si só não cria ou otimiza os processos ou procedimentos padrão da instituição. Para que um sistema atinja seu máximo potencial, é preciso que a instituição trabalhe em seu sistema de gestão, em especial a gestão tática e operacional. Isto significa identificar, desenhar (ou reestruturar) e padronizar processos administrativos, acadêmicos (como matrícula, seleção de alunos e outros) e financeiros.
Caso você já esteja trabalhando com um sistema acadêmico e queira melhorar a aderência do sistema ao seu sistema de gestão, esteja utilizando outro programa de gestão acadêmica, ou mesmo pensando em automatizar seus processos com algum sistema, a Informação Lab pode ajudá-lo a identificar seus processos críticos, redesenhá-los para otimização de recursos e redução de retrabalhos e erros, e padronizar as melhores práticas, por meio de um sistema de padronização e auditorias internas. O objetivo é garantir que, qualquer que seja seu sistema operacional de gestão, sua instituição estará bem escorada para executar processos de rotina ou projetos especiais de forma consistente e com bons resultados.
Abaixo respondemos a algumas perguntas típicas de nossos clientes (FAQ) e potenciais clientes sobre como a Informação Lab atua em empresas que estejam utilizando um sistema acadêmico.
- Quem faz o treinamento e capacitação do cliente no uso de um sistema acadêmico?
O treinamento e a capacitação no uso da ferramenta serão atribuições exclusivas do fabricante do sistema acadêmico. O papel da Informação Lab pode ser desenvolvido em 3 momentos para os seguintes tópicos:
1 – Preparação do cliente pré-implantação: diagnóstico, treinamento, capacitação e maturidade gerencial para implantação da ferramenta:
- verificação de funções de corpo técnico e gerencial na instituição
- verificação de princípios de gestão por processos
- verificação das regras de negócios (normatizações da vida acadêmica dos alunos e discentes)
- verificação de indicadores básicos para gestão acadêmica e administrativa da instituição
- verificação de existência e consistência de bancos de dados na instituição a fim de que os tombamentos de dados e informações sejam realizados de forma adequada[a]
2 – Acompanhamento e consultoria na implantação e eficiência destes programas, em paralelo a implantação de um sistema acadêmico:
- acompanhar e instruir ajustes nas funções técnicas, operacionais e de gestão, ajustes nos processos, regras de negócios e normatizações de regulação e avaliação, formas de ler, interpretar e criar indicadores que facilitem as tomadas de decisão, e auxílio quanto a operação de lapidação de dados e informações que devam ser migrados para o sistema acadêmico.
3 – Avaliação de problemas e inconsistências na utilização do sistema acadêmico, com proposição de ações corretivas por meio de treinamento e capacitação gerencial, identificação e orientação de projetos de melhoria e consultoria gerencial para os clientes, quando necessário.
- A implantação do sistema acadêmico por si só é capaz de transformar e organizar a instituição de ensino?
Os sistemas acadêmicos, de forma geral, certamente catalisam e auxiliam a instituição de ensino a melhorar seus processos internos e ações de rotina do dia a dia na medida em que sua implantação gera questionamentos, e impulsiona a melhoria destes processos. O Sistema sozinho não consegue, no entanto, criar ou organizar processos que não existam ou não estejam bem definidos na IES.
Em qualquer momento, pré, durante ou pós-implantação de um sistema acadêmico em uma instituição de ensino, um diagnóstico adequado pode identificar eventuais lacunas gerenciais e experiência de gestão do sistema adequados para uma capacitação preliminar. A chave do sucesso está em não focar essa capacitação e sua utilização, mas em criar um mindset e um ambiente de gestão propícios para a implantação do sistema de forma que ela venha mais naturalmente e represente menor quebra de paradigmas e formas de trabalho no cliente.
O racional de um sistema acadêmico está embasado em gestão por processos, acompanhamento e controle de indicadores, princípios importantes da gestão pela qualidade total. Treinamentos e capacitação de gestores e usuários do sistema podem ser rápidos e bastante focados. Uma vez que os princípios estejam claros para eles, o sistema pode ser implantado e o apoio ao cliente feito sempre em duas vertentes: sistema e metodologia. Isso já foi feito inúmeras vezes com sistemas bem mais amadores e menos amigáveis que o sistema acadêmico.
Sem dúvida concordamos, por experiência própria, que os clientes muitas vezes têm deficiências em gestão por processos e em gestão da rotina do dia a dia. Naturalmente isso não e sempre verdadeiro, e diferentes áreas dentro de uma mesma instituição de ensino podem ter níveis de gestão e maturidade bastante dispares. Um diagnóstico rápido de dois dias pode comprovar isso na prática, com a análise de evidências. Quando for o caso, podemos propor ao cliente uma capacitação básica em gestão para resultados (um programa feito em 16 ou 24 horas), no qual os princípios básicos da gestão por processos, gestão pelas diretrizes e gestão da rotina do dia a dia são explicados e exemplificados para o cliente.
Em seguida propomos um projeto de consultoria para implantação de processos e procedimentos operacionais básicos, concomitantes com a implantação de um sistema acadêmico. Caso a empresa já utilize um sistema acadêmico, este processo pode ser bem reduzido, focando em processos internos com maior número de problemas, ou na implantação de novos módulos. Os problemas reais da instituição de ensino, utilizando um sistema acadêmico ou em outros aspectos de sua gestão, serão a base das discussões e propostas de projetos de melhoria orientados, o que também significa maior foco e ganhos mais rápidos para o cliente.
- Como se desenvolve um típico projeto da Informação Lab junto a uma instituição de ensino interessada em implantar um sistema acadêmico, ou já utilizando sistema?
Nosso modus operandi para um projeto de apoio a empresa que fornece sistema acadêmico seguiria os seguintes passos, de maneira geral:
- Horas técnicas de pré-implantação do sistema acadêmico, preparando o cliente para receber e utilizar de forma otimizada seus produtos e soluções. Isso inclui cursos de capacitação de nossa parte. Como descrito acima, nosso foco é em treinar e capacitar o cliente para desenvolver a gestão por processos, a gestão pelas diretrizes, o pensamento em regras de negócios e sistêmico, a gestão da rotina em um ambiente universitário ou escolar. A capacitação seria toda feita com conceitos da gestão pela qualidade total, usando exemplos da área acadêmica. Essa capacitação é feita pré-implantação, em um período de uma a duas semanas, e não envolve descrição ou treinamento do sistema acadêmico, implantação dos sistemas ou capacitação em uso do sistema.
- Implantação de sistemas de gestão com indicadores de realização e sucesso.
Falamos aqui da implantação das ferramentas e sistemas de gestão (gestão estratégica, gestão tática e gestão da rotina) e seus subsistemas: gestão por processos, gestão de projetos, sistema de padronização, diagnóstico do trabalho operacional etc. O foco é sempre em metodologia de trabalho. Nós usaremos o sistema acadêmico para ajudar o cliente a gerenciar, planejar ações e obter melhores resultados, como uma ferramenta essencial do sistema de gestão. O que nos caberia aqui é verificar se o cliente tem ou está implantando os processos gerenciais e operacionais para utilizar o sistema, se tem padrões operacionais para as ações de rotina, se está coletando dados adequados, se tem indicadores, para colocar no sistema etc. As dúvidas específicas do sistema, sua utilização e implantação seriam referidas a equipe do sistema acadêmico.
- Acompanhamento do processo de implantação para minimizar dúvidas acadêmicas.
Esta é a parte de manutenção do nosso projeto. Periodicamente nosso consultor vai ao cliente com uma agenda pré-ordenada discutir dúvidas ou problemas na gestão e como resolvê-los. Novamente, uso do sistema é de responsabilidade da empresa que fornece o sistema. Nós tratamos de temas conceituais e de método de trabalho. Naturalmente nossas recomendações incluirão o uso do sistema como parte da solução do problema, mas para o cliente deve ficar claro que o sistema acadêmico não é o sistema de gestão, ele operacionaliza o sistema de gestão. Em resumo, neste tipo de situação a Informação Lab atua como a diretoria acadêmica de uma empresa que fornece sistema acadêmico como solução tecnológica para gestão educacional.
Prof. Dr. Andre Macedo – COO, Informação Lab
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