A transformação digital em instituições de ensino é um tema recorrente no debate educacional contemporâneo e tem recebido na última década uma crítica bastante favorável por parte dos educadores. Hoje o tema da “transformação digital em instituições de ensino” dispõe de uma base conceitual sólida, sua presença já é aferível em currículos acadêmicos, congressos, simpósios, encontros, semanas educacionais; mas, apesar de sua evidente relevância, algumas das barreiras culturais para sua implantação ainda não foram totalmente transpostas, mesmo com a migração forçada de boa parte das atividades educativas para o mundo on-line, causada pela pandemia do Covid-19.
Sensíveis às mudanças que o meio educacional vem passando e a par dos benefícios que as tecnologias ainda podem oferecer à educação, é cada vez mais comum, no meio educacional, instituições de ensino investirem recursos na compra de sistemas sofisticados que possuem de fato funcionalidades tecnológicas que podem auxiliar o negócio da educação de forma exponencial.
Mas, apesar disso, por que ao conversarmos com mantenedores de instituições diversas nos deparamos com questionamentos a respeito das tecnologias adquiridas? Os questionamentos são diversos: “Será que eu comprei a melhor ferramenta do mercado?”, “Por que o sistema que comprei não apresenta os melhores resultados?”, “Será que fui enganado?”, “Estes fornecedores são muito ruins!”, dentre outros.
O fato é que entendemos a transformação digital como uma espécie de reinvenção da era digital, pois a utilização de novas tecnologias tem como objetivo mudar o funcionamento dos negócios, otimizar processos, auxiliar na expansão e, principalmente, aumentar a lucratividade. Nenhuma destas afirmações pode ser descartada, pois são de certa forma verdadeiras e factíveis. Mas por que determinados negócios parecem só andar para traz com a tecnologia? A resposta é relativamente simples dentro desta complexidade: a tecnologia é um conjunto de ferramentas que facilita gestores e empreendedores a automatizar processos, deixando as empresas mais ágeis e lucrativas. Mas é importante ressaltar que a tecnologia é ferramenta.
Este é o principal problemas enfrentado pelas instituições de ensino do nosso país. A ferramenta por si só não organiza o seu negócio, ela oferece subsídios para que você gestor faça a organização. Muitas instituições fazem aquisição de Sistema Acadêmico, isto é, um programa que tem o potencial de transformar uma secretaria acadêmica presencial em uma secretaria digital, isto é, em fazer a gestão da vida acadêmica dos alunos de uma instituição, a partir da emissão de documentos, matrícula virtual, controle financeiro, emissão de diplomas, entre outros serviços de típicos de uma secretaria. Ao fazer isso, elas imaginam que seus problemas com erros, retrabalhos, perdas de tempo e reclamação de usuários estariam eliminados para sempre. A realidade não e tão simples.
O que que precisamos entender é que não é a tecnologia que organiza os processos e procedimentos de uma instituição de ensino, mas sim os profissionais que atuam na instituição. Uma instituição pode fazer a aquisição da mais cara e sofisticada ferramenta do mercado, mas esta não trará resultados se as normas e regras da instituição não estivem devidamente mapeadas, documentadas e treinadas. A tecnologia de fato facilitará muito a vida de seus usuários, mas para isso suas funcionalidades precisam ser parametrizadas em consonância com as regras institucionais.
Portanto, antes de adquirir uma ferramenta tecnológica alguns questionamentos precisam ser respondidos:
- Os processos acadêmicos estão devidamente consolidados, isto é, organizados, mapeados e seguem um fluxo que todos os usuários da secretaria sabem fazer uso? Se a resposta for sim, você deu o primeiro passo para iniciar o processo de aquisição de uma ferramenta.
- Qual a melhor ferramenta para minha instituição? Se você conhece bem as funcionalidades do departamento que vai utilizar a tecnologia, faça uma lista de todos os processos, em seguida faça uma pesquisa com fornecedores. Peça para eles apresentarem as funcionalidades do produto que vende e contraste com sua realidade de atuação. Se você souber descrever as funcionalidades e contrastar com o potencial de uma ferramenta, você está a mais um passo da aquisição.
- Quanto devo investir? Para saber o quanto você deve investir, você precisa conhecer muito bem o orçamento da instituição e fazer simulações com base em objetivos a serem alcançado em curto, médio e longo prazo. Geralmente, os cálculos de alguns sistemas são feitos por usuários e capacidade de utilização. Se você tiver visão estratégica do seu negócio, você saberá exatamente quanto investir, portanto, está a mais um passo da aquisição.
- Como devo me preparar para a implantação? Quanto tempo ela demora, qual o custo, como agir com as pessoas, quanto de capacitação é necessário, quem devem ser capacitado e para quê? Se você conhecer todo o fluxo do processo do departamento que fará uso da tecnologia, se entendeu as funcionalidades da ferramenta que vai comprar, se você conhece o potencial da ferramenta, o potencial dos seus colaboradores, se sabe exatamente quando deve investir, você está preparado para organizar junto à empresa que fará a implantação da ferramenta o que será necessário para fazer uma implantação que não seja onerosa ou catastrófica. Se você está certo de todos estes aspectos, já estamos atingindo a fase máxima da aquisição.
- Como evitar que a nova ferramenta não entre no esquecimento, igual muitas outras? Se você tem plena consciência de que quem faz a diferença são as pessoas e não a ferramenta e que a ferramenta escolhida servirá como um instrumento para facilitar a vida dos seus colaboradores, e que você terá que investir tempo e recursos para se preparar para comprar a ferramenta mais adequada para o seu negócio, em termos de recursividade e custo, que você terá que ter um bom gestor para efetuar o processo de compras, seguido do processo de implantação, capacitação de uso da ferramenta, adequação de processos e capacitação para utilizar destes, você de fato está pronto para fazer a aquisição.
Se você responde sim para todos os requisitos apresentados, não pense duas vezes e siga em frente, mas se você tem dúvida de qualquer um dos aspectos acima mencionados, pare um pouco e reflita. A aquisição de uma ferramenta impacta a vida dos colaboradores e da comunidade acadêmica, a depender da interação que esta irá proporcionar aos usuários. Ao comprar uma ferramenta que não se adequa ao seu negócio, ou ao perceber que seu negócio não está suficiente estruturado para receber uma tecnologia, não faça a aquisição. O uso de uma tecnologia para a qual você não esteja preparado pode impactar negativamente seu negócio, tanto no aspecto financeiro quanto em sua relação com os usuários da ferramenta.
Se o usuário for um funcionário e se ele não souber como fazer uso da ferramenta em seu processo cotidiano, isto é, se ele não conseguir entender que a ferramenta está substituindo procedimentos manuais por procedimentos automatizados, consequentemente, mais sofisticados que vão trazer impacto positivo para suas atividades, ele não irá fazer uso e fará uma quebra na cadeia de uso do sistema, impedindo que o processo siga seu fluxo com o uso da tecnologia. Se o usuário for a comunidade acadêmica, como alunos, se eles também não forem devidamente informados, capacitados e convencidos de a ferramenta entrou na instituição como um grande facilitador na sua comunicação com a instituição, isso pode gerar um movimento de insatisfação que muitas vezes culmina em evasão.
Talvez este seja um grande momento de questionamento e reflexão, sobre “e agora? O que fazer? Sugerimos uma pesquisa, conversar com pessoas que tiveram sucesso e um bate papo informal com a equipe acadêmica da Informação Lab. que está trabalhando com o uso da tecnologia na gestão educacional há mais de duas décadas. Nós podemos te ajudar.
Prof. Dr. Andre Macedo – COO, Informação Lab
No comment yet, add your voice below!